Humans of New Work

Philipp Bohn

VP Circuit and CEO blueKiwi

#NewTechnologies

Wednesday August 2nd, 2017
Monika Jiang


What came first, digital tools or new work culture? Only together can they have an impact, explains Philipp Bohn is Vice President Marketing Cloud Collaboration at Unify, the Atos specialist for communication software and services that launched the cloud communication tool Circuit as well as CEO at blueKiwi Software in Paris. For Philipp, it’s clear that only both tools and culture together can have a real impact. He watched the beginning of the digital age as telephony developed with voice over IP later resulting in the market launch of Apple’s iPhone. Today, he asks himself how tools will enable and adapt to the new world of work. After completing a degree in economics and working in the field of communication software, at Unify, formerly known as Siemens Enterprise Communications, Philipp realized how the connection to individual users was continuously increasing. Instead of viewing technology solely from a functional standpoint, Philipp counted on enabling a fun, user-friendly experience when collaborating. Highly ambitious, he paved the way for executive decision-makers, allowing for the company’s successful collaboration with frog design.
“Circuit evolved through a collaboration between of frog design and Unify. We followed our objective of developing intuitive, cloud-based, and user-centered software. To achieve this, we needed the right expertise, methods like design thinking, and agile processes. That’s how we were able to reduce established development life-cycles from two plus years to just two-week sprints. After having experienced our own cultural change, we now help other companies take their teamwork to another level by using tools.”
Circuit facilitates effective communication by unifying speech, video, screen sharing, chat and data sharing all in one app instead of four different ones. As the Circuit team itself is virtual, based out of Athens, UK, Florida, Germany, and various home offices, Philipp knows from personal experience how efficiently one can work once you slim down the ‘zoo of applications,’ as he puts it. The speed of today’s product developments and new business models is increasing at breakneck speeds, a trend the VP also sees in team composition.
“We have to combine skills from the outside and inside to cope with the increasing complexity triggered by digitization. The next generations of employees set higher standards for their work life and just don’t accept if for example, outdated tools don’t meet their current demands or if they lack good mobile user experience. Tools come into play but not without culture. Tools and culture need to fuse. It’s not enough to have only one aspect change and not the other.”
Even though tools permit fluid, transparent communication and collaboration independent of a particular location and time, what binds teams together are still the same ‘old school mechanisms,’ explains Philipp. Trust plays a huge role. There’s weekly jour fixe, 1-1 meetings between managers and teams to exchange both private and work related topics, as well as a physical meeting every quarter. Staying in continuous contact allows for knowledge sharing and creates intimacy in the virtual workspace. Through his work with companies at Circuit, Philipp has identified the top challenge of actually accepting and implementing change in one’s behavior. That’s how, wanting change, clients sometimes demand new tool features that they are familiar with from old tools. It remains a longer process than Philipp would have expected, yet an exciting one. Especially with traditional companies where all too often emails and telephone calls are still a company’s principal means of day-to-day communication. Even more important for Philipp and Circuit is the ability to tackle the task of covering different sorts of needs and keeping the barrier to change low.
“There are still many mental models that aren’t easily dissolved. It’s important to explain the necessity and purpose of change. People are willing and open to change, but you must take them by the hand and pull them through. Speaking from the tool perspective, Circuit includes telephony but also cloud collaboration. For us, it’s essential to bring old and new methods together, and this applies to the whole digital transformation.”
Was kam zuerst, die digitalen Tools oder die neue Arbeitskultur? Philipp Bohn ist  Vice President Marketing Cloud Collaboration bei Unify, dem Atos Spezialisten für Kommunikationssoftware und -services, der auch das Cloud Kommunikationstool Circuit auf den Markt gebracht hat, sowie CEO bei blueKiwi Software in Paris. Für Philipp kann nur beides zusammen wirkungsvoll funktionieren. Er selbst hat die Anfänge der Digitalisierung der Telefonie von Voice over IP über das erste iPhone aktiv miterlebt und setzt sich heute mit der Frage auseinander, wie Tools sich an die neue Arbeitswelt anpassen und sie ebenso ermöglichen können. Nach seinem BWL Studium und ersten Berufserfahrungen im Bereich der Kommunikationssoftware verspürte er bei Unify, damals noch Siemens Enterprise Communications, wie essentiell die Verbindung zum Nutzer wurde. Anstatt Technologie nur funktional zu betrachten galt es für ihn, ein einfaches, benutzerfreundliches Erlebnis und einen Spaßfaktor bei der Zusammenarbeit zu ermöglichen. Ambitioniert bahnte sich Philipp den Weg hin zu den Entscheidungsträgern in der Chefetage, was etwa in der erfolgreichen Zusammenarbeit mit frog design mündete.
“Circuit entstand aus der Zusammenarbeit von frog design und Unify. Wir folgten unserem Anspruch, die Software intuitiv, cloud-basiert und nutzerorientiert zu entwickeln. Dafür brauchte es die richtige Expertise, Methoden wie Design Thinking und agile Prozesse. So haben wir etablierte Entwicklungszyklen von zwei und mehr Jahren auf gerade mal zweiwöchige Entwicklungssprints reduziert. Nachdem wir selbst diese Kulturveränderung erlebten, können wir heute mittels des Tools anderen Unternehmen helfen, die Teamarbeit auf ein neues Level zu heben.”
Circuit zielt auf eine möglichst effektive Kommunikation ab und vereint Sprache, Video, Screensharing, Chat sowie Dateifreigabe in einer App, statt in vier oder fünf verschiedenen. Da Circuit selbst mit virtuell arbeitenden Teams zwischen Standorten in Athen, UK, Florida, Deutschland und diversen Home Offices entwickelt wird, weiß Philipp aus eigener Erfahrung, wie effizient es sich arbeiten lässt, wenn man einmal den ‘Zoo von Applikationen’, wie er es nennt, beseitigt hat. Heute, in der Schnelligkeit von neuen Produktentwicklungen und Geschäftsmodellen beobachtet er ebenso eine Veränderung in der Art und Weise von Teamzusammenstellungen.
“Skills müssen von außen und innen kombiniert werden, um mit der zunehmenden Komplexität durch die Digitalisierung klar zu kommen. Auch die kommenden Generationen von Mitarbeitern stellen höhere Ansprüche und akzeptieren zum Beispiel nicht, wenn ein altes Tool den heutigen Ansprüchen nicht entspricht, etwa bei der mobilen User Experience. Auch hier kommen Tools zum Tragen, aber nicht ohne Kultur. Tools und Kultur müssen zusammengehen! Es reicht nicht, wenn man das eine hat und nur das andere ändert oder umgekehrt.”
 Zwar ermöglichen digitale Tools eine flüssige, transparente und orts- wie zeitunabhängige Kommunikation und Kollaboration, doch was am Ende das Team zusammenhält sind auch die ‘Old School Mechanismen’, wie Philipp erzählt. Vertrauen spielt dabei eine große Rolle, denn das ist zwischen den langjährigen Beziehungen zwischen den Teammitgliedern bereits etabliert. So gibt es einmal die Woche ein Jour Fixe, 1-1 Termine zwischen Managern und Team, um sich über persönliche und arbeitsbezogene Themen auszutauschen wie auch ein physisches Treffen in jedem Quartal. Im regelmäßigen Kontakt bleiben und Wissensaustausch ermöglichen, das schafft Nähe und Gemeinschaft im virtuellen Arbeitsraum. Bei manchen Unternehmen, mit denen Philipp zusammenarbeitet, sieht er die Herausforderung, eine tatsächliche Veränderung im Verhalten anzustoßen. So kommt es trotz allem Wunsch nach Veränderung hin und wieder vor, dass Kunden neue Tool-Eigenschaften anfordern, die ihnen von den alten Tools vertraut sind. Es bleibt ein längerer Prozess, als Philipp es erwartet hätte, aber auch ein spannender. Gerade in traditionellen Unternehmen werden immer noch oft Emails geschrieben und das Telefon klingelt. Umso mehr bleibt es für Philipp und Circuit eine wichtige Aufgabe, möglichst unterschiedliche Bedürfnisse abzudecken, und die Hürde zur Veränderung niedrig zu halten.
“Es gibt immer noch viele mentale Modelle, die nicht so einfach aufzulösen sind. Es ist wichtig, die Notwendigkeit und Sinnhaftigkeit hinter der Veränderung zu erklären. Die Menschen möchten sich wandeln, aber du musst sie schon an die Hand nehmen und sie mitziehen. Aus Tool-Sicht gehört bei Circuit deshalb Telefonie mit dazu, und trotzdem haben wir Cloud Collaboration. Für uns ist es wichtig, die alte und die neue Welt zusammenzubringen, und das gilt auch insgesamt für die digitale Transformation.” 
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